Hinweisgeberschutzgesetz

 

Wir haben uns verpflichtet, einen unparteiischen und effektiven Prozess zur Untersuchung gemeldeter Vorfälle durchzuführen. Wir prüfen alle gemeldeten Vorfälle mit der derselben Sorgfalt und unter Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Alle Meldungen werden von ausgewählten Mitarbeitenden im verantwortlichen Compliance-Team unter Gewährleistung von Unparteiigkeit und Objektivität geprüft. Alle Daten werden gemäß der geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

 

1. Eingang der Meldung

Wir bestätigen Ihnen den Empfang ihrer Meldung innerhalb von zehn Tagen nach Eingang in einem der oben genannten Meldekanäle des Hinweisgebersystems.
 

2. Einschätzung des gemeldeten Sachverhalts:

Unabhängige Mitarbeitende im verantwortlichen Compliance-Team prüfen Ihre Meldung und wenden siche bei Bedarf an Sie, um zusätzliche Informationen einzuholen.

 

3. Untersuchung
Das Compliance-Team untersucht den gemeldeten Vorfall umfassend. Wann immer nötig, kontaktieren wir Sie, um den gemeldeten Vorfall weiter zu besprechen. Dabei kann es notwendig sein, andere Expertinnen und Experten der Bauer Unternehmensgruppe (z.B. aus den Bereichen Personalwesen, Einkauf, Nachhaltigkeit oder Datenschutz) zu involvieren - stets unter Einhaltung der Grundsätze von Vertraulichkeit, Schutz der Identität der meldenden Person und Datenschutz.

4. Folgemaßnahmen
Die Bauer Unternehmensgruppe GmbH & Co.KG inkl. ihrer verbundenen Unternehmen verpflichtet sich, angemessene und wirksame Folgemaßnahmen zu ergreifen, um jedes bestätigte Fehlverhalten zu unterbinden. Das Compliance-Team tritt, soweit möglich und erforderlich, mit Ihnen und/oder den betroffenen Personen in Kontakt, um die Folgemaßnahmen und die vorgesehenen Lösungen zu besprechen. Die jeweilige konkrete Folgemaßnahme hängt von der Art und Schwere des Fehlverhaltens ab. 

5. Kommunikation mit der hinweisgebenden Person während der Untersuchung
Soweit möglich und notwendig, bleibt die Bauer Unternehmensgruppe mit Ihnen direkt oder über ein geschütztes E-Mail Postfach im Austausch.
Sofern es sich um eine Meldung handelt, die unter die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, erhalten Sie spätestens drei Monate nach Eingang Ihrer Meldung eine Rückmeldung zum Stand.

5. Abschluss des Prozesses
Die Untersuchung eines Vorfalls kann aus verschiedenen Gründen abgeschlossen werden, z.B.:

• das Fehlverhalten wurde nicht bestätigt
• das Fehlverhalten wurde zwischenzweitlich beendet,
• durch die ergriffenen Folgemaßnahmen wurde das Fehlverhalten behoben.

Wenn sich ein Hinweis objektiv belegen lässt, werden konsequent Maßnahmen eingeletet, etwa durch arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder auch strafrechtliche Schritte gegen den Verursacher. Es wird auch untersucht, ob interne Kontrollen oder Prozesse optimiert werden müssen, um gleichartige Verstöße künftig zu vermeiden.

Wir bemühen uns in allen Fällen um eine finale Rückmeldung an die hinweisgebende Person. In der Fällen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz erfolgt eine Rückmeldung im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung.

Wir bitten um Verständnis, dass eine Rückmeldung bei Hinweisen auf personenbezogenes Fehlverhalten inhaltlich nur soweit inhaltlich Auskunft geben kann, wie es die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen und Datenschutzvorschriften erlauben.

Wie ermutigen Sie, ihre Bedenken über einen unserer Kommunikationswege an uns zu melden und bekräftigen unser Engagement, eine starke Compliance-Kultur in der Bauer Unternehmensgruppe und ihren zugehörigen Unternehmen zur fördern.